Réaliser un événement professionnel ET le réussir est un véritable défi pour la plupart des entreprises. Souvent confié à l’assistant(e) de direction, à la chargée de communication interne en stage ou à un assistant marketing en alternance, l’organisation d’un événement professionnel s’avère vite compliqué et semé d’embuches. L’inexpérience ne permet pas de rebondir face aux imprévus, ce qui est le propre de l’organisation d’un événement professionnel ou de nombreuses variables – parfois inconnues et non maîtrisables – surviennent. Pas de panique, il existe une solution simple, efficace, professionnelle (et pas forcément couteuse) : une agence experte en organisation d’événements !
Choisir une agence événementiel pour réussir son événement professionnel
Qu’il s’agisse d’un séminaire ou d’une fête d’entreprise, inventive, team building, une agence spécialisé possède les compétences et les solutions pour votre besoin. Que ce soit un event classique ou du sur-mesure, une société spécialisée dans l’organisation événementielle sait s’adapter et offrir une prestation adaptée votre demande.
Parmi les atouts d’une agence spécialisée en événement :
- créativité : forcément, vous souhaitez mettre des paillettes dans les yeux de vos collaborateurs et avoir la soirée la plus originale, qui se distingue des autres événements organisés précédemment et qui motive encore plus vos équipes, salariés, clients ou partenaires. L’innovation est une qualité demandée à l’agence événementielle que vous solliciterez. Réinventer un concept, le contenu de l’événement, une activité qui sorte de l’ordinaire, un buffet repas qui sorte des sentiers battus, une animation disruptive. L’agence a suffisamment d’expérience et de jus de cerveau pour vous fournir des idées interessantes et pertinentes.
- l’expertise et la maîtrise de multiples compétences : l’agence événementiel vous accompagne tout au long de l’événement, en amont bien sûr en identifiant avec son client les étapes nécessaires pour la préparation de l’événement et en les planifiant : dresser la liste des personnes conviées, envoyer les invitations, gérer les RPs, trouver le bon endroit, définir le planning de la journée. Ceci nécessite de travailler en mode projet et de bien connaître tous les moments clés. Connaitre les bons prestataires selon le budget, le besoin est une compétence clé qui ne s’improvise pas. Le jour J, l’agence événementiel peut être présente pour pallier à l’organisation et gérer de A à Z. Après, un debrief pourra être nécessaire pour analyser le bon déroulé.
- l’anticipation : que vous fassiez votre événement seul ou que vous le confiez à un professionnel de l’événementiel, vous serez quasiment toujours confronté à un imprévu (voire plusieurs parfois). L’agence n’évitera pas les imprévus (météo, un prestataire bloqué dans les embouteillages, un retard dans le déroulé la soirée) mais elle saura parer à l’inattendu. De part une bonne gestion et une orchestration millimétrée, mais avec de la souplesse, le professionnel saura gérer, en anticipant au préalable les différentes possibilités, en gérant également ses émotions et en restant professionnel.
Combien coûte une agence spécialisée en événement professionnel ?
Si vous pensez vous passer d’une agence pour l’organisation de votre événement par souci d’économie et croyez pouvoir tout gérer vous-mêmes, vous faîtes très certainement une erreur. L’intérêt de l’agence événementiel va vous permettre de totalement maîtriser le budget de votre événement. Une bonne agence saura mener l’organisation de votre événement avec une parfaite gestion du budget. En contrôlant précisément les dépenses avec les différents prestataires (traiteurs, locations de salles, mobilier, animation …), l’agence vous permet de calculer au plus juste votre budget alloué, et de le respecter. La gestion et le pilotage du budget de votre événement est donc un critère qui va vite vous amener à confier votre événement à une agence experte dans le domaine.
