Conférences, ateliers… où organiser son événement pro ? Vous comptez organiser un événement professionnel ? Afin de ne rien oublier, il est important de faire une planification complète de tout ce dont vous avez besoin.
Il est préférable de tout laisser entre les mains d’une entreprise spécialisée dans le secteur, une plateforme qui vous permet d’organiser votre événement Business to Business. Cette recommandation vous permettra de couvrir le moindre détail et vous donnera quelques garanties minimales quant à la perfection de l’événement.
Sans plus attendre, voici les trois étapes clés que vous devrez suivre pour créer votre événement sur-mesure à Clermont-Ferrand.
Comment créer l’événement parfait en 3 étapes ?
Création du briefing
La première chose que nous devrons faire est de réfléchir à ce que nous essayons vraiment de réaliser avec cet événement, et nous pourrons répondre à ces questions :
1. -Quel genre d’événement allons-nous créer ? Un atelier, un cocktail, une journée de barbecue, une bataille de paint-ball ?
2. -Quelle est l’estimation du nombre de personnes qui y assisteront ?
3. -Quels sont les objectifs que nous cherchons à atteindre avec cet événement ?
4. -Quel est notre budget pour l’événement ?
Vous pouvez ajouter toute autre question que vous jugez importante.
Lorsque vous saurez ce que vous souhaitez, vous pourrez développer le concept sur lequel l’événement sera basé, ainsi que son thème.
En fonction du type d’événement à planifier, les éléments permettant de créer une bonne planification et coordination seront définis.
Création du plan d’action
Voici le plus important : le plan d’action nous permettra de tout planifier en détail, en contrôlant tous les acteurs qui participent à l’événement.
Nous devrons ici réfléchir à des données clés telles que les dates, les villes, les budgets affectés à chaque besoin, les activités à mener dans le cadre de cet événement, la gestion de l’hébergement des invités.
Nous devrons également vérifier toutes les coordonnées des entités qui seront présentes. Tout changement, même minime, pourrait ruiner l’organisation.
Voici quelques-uns des points clés du plan d’action :
Lieu de rencontre : Vous devez en trouver un qui soit adapté à vos besoins et idées et qui soit situé dans un endroit logique, bien communiqué, avec une bonne ventilation, avec un parking…
Budget : établit un budget détaillant toutes les dépenses.
Montage technique : vous devez savoir tout ce que le montage implique, comme l’espace nécessaire, les jours de préparation, les matériaux.
Décoration : il faut également décider comment vous allez tout décorer.
Autorisations : Certaines autorisations doivent être demandées en fonction du nombre de personnes qui assisteront à l’événement.
La préparation générale
Une fois que tout est prêt, il faut maintenant préparer l’événement. Vous devrez confirmer les services, gérer les tâches de marketing, concevoir et envoyer les invitations, préparer le lieu de rencontre, penser à la restauration, entre autres tâches.
Face à tant de travail, il est possible de négliger certains détails importants et de ne s’en souvenir qu’au dernier moment.
